Politica de confidențialitate

1. Cine suntem

Platforma la12 este administrată de Societatea cu Răspundere Limitată „ICD SOFT DEV” („ICD SOFT DEV”, „noi”), înregistrată în Republica Moldova.

2. Cine răspunde de date

Prelucrăm datele personale conform Legii nr. 195/2024 privind protecția datelor cu caracter personal, aliniată la Regulamentul general privind protecția datelor al Uniunii Europene (Regulamentul (UE) 2016/679, „GDPR”). Pentru utilizatorii aflați în Uniunea Europeană se aplică și GDPR.

Rolul nostru depinde de ale cui sunt datele:

• Conturile angajaților și ale managerilor de oficiu. Compania decide cine primește cont și în ce scop se folosesc datele (organizarea prânzului la birou). Compania este operatorul datelor, iar ICD SOFT DEV le prelucrează în numele ei, ca persoană împuternicită, doar după instrucțiunile companiei.
• Conturile administratorilor de companie și ale furnizorilor, site-ul. Pentru propriile conturi ale administratorilor de companie și ale furnizorilor (inclusiv ale curierilor lor), pentru facturarea abonamentelor și pentru vizitele pe site, ICD SOFT DEV este operatorul datelor.

Dacă sunteți angajat și aveți întrebări despre modul în care compania vă folosește datele, adresați-vă mai întâi angajatorului. Vă putem ajuta și noi: transmitem cererea companiei și o sprijinim să vă răspundă.

3. Ce date prelucrăm

Prelucrăm doar datele de care avem nevoie pentru a organiza prânzul la birou:

• Date de cont: numele, adresa de e-mail de serviciu, numărul de telefon (dacă îl indicați, de exemplu, pentru curieri), rolul în platformă, compania și oficiul, parola (păstrată doar sub formă criptată ireversibil) și, opțional, o fotografie de profil.
• Pseudonimul angajatului: furnizorul și curierul văd doar pseudonimul (username-ul) angajatului, nu numele lui real.
• Comenzi și prezență: prânzul ales în fiecare zi, istoricul comenzilor, zilele în care lipsiți (dacă le marcați), compensația stabilită de companie și diferența care vă revine de plată, precum și rapoartele lunare.
• Preferințe alimentare și alergeni: doar dacă le introduceți dumneavoastră. Informațiile despre alergii pot dezvălui date despre sănătate, de aceea le folosim exclusiv pentru a marca preparatele care conțin alergenii respectivi. Nota despre alimentele pe care nu le consumați se transmite bucătăriei împreună cu comanda. Le puteți modifica sau șterge oricând din profil.
• Oficii și furnizori: adresele de livrare ale oficiilor și persoanele de contact; pentru furnizori, denumirea, meniurile, prețurile, zonele de livrare și fotografiile încărcate (preparate, imagini de copertă).
• Notificări: ce notificări doriți să primiți și pe ce canal (e-mail sau Telegram). Dacă alegeți Telegram, păstrăm identificatorul necesar pentru a vă trimite mesajele.
• Date tehnice: adresa IP, tipul browserului și al dispozitivului, data și ora accesărilor, jurnalele de erori, token-urile de sesiune care vă mențin conectat și un jurnal de audit al modificărilor (cine a schimbat ce și când).

Datele de bază ale angajaților (numele, e-mailul, oficiul) le introduce de obicei compania; restul se adaugă pe măsură ce folosiți platforma.

4. De ce prelucrăm datele și pe ce temei

• Furnizarea serviciului: conturile, alegerea prânzului, transmiterea comenzii către furnizor la ora-limită, livrarea, rapoartele și calculul sumelor lunare. Temei: executarea contractului cu compania sau cu furnizorul; pentru datele angajaților, instrucțiunile companiei, care este operatorul.
• Marcarea alergenilor: doar pe baza consimțământului dumneavoastră explicit, exprimat prin introducerea lor în profil. Îl puteți retrage oricând, ștergând informația.
• Notificări și mesaje despre serviciu (memento-uri, confirmări, modificări ale termenilor sau ale prețurilor). Temei: executarea contractului și interesul nostru legitim de a vă informa. Nu trimitem mesaje de marketing fără acordul dumneavoastră.
• Securitate și prevenirea abuzurilor: jurnale tehnice, jurnalul de audit, protecția împotriva atacurilor. Temei: interesul legitim de a menține platforma sigură.
• Statistici despre vizitele pe site (Google Analytics), doar pe la12.md și doar dacă le acceptați în bannerul de cookie-uri. Temei: consimțământul dumneavoastră, pe care îl puteți retrage oricând din „Setări cookie”, în subsolul site-ului.
• Obligații legale: contabilitatea, facturarea abonamentelor, răspunsurile la solicitările autorităților. Temei: obligația legală.

Nu vindem datele personale, nu folosim trackere de publicitate și nu luăm decizii automate care să producă efecte juridice asupra dumneavoastră.

5. Cui transmitem datele

Datele sunt accesibile doar celor care au nevoie de ele pentru ca prânzul să ajungă la birou:

• Compania dumneavoastră: administratorii și managerii de oficiu văd comenzile, absențele și rapoartele angajaților din oficiile pe care le gestionează.
• Furnizorul de prânz ales de companie primește comenzile: pseudonimul angajatului, preparatele, nota despre alimentele evitate, oficiul și adresa de livrare. Curierii furnizorului văd adresele și lista livrărilor zilei. Furnizorul folosește aceste date pentru a pregăti, eticheta, livra și factura comenzile.
• Furnizori de servicii tehnice (persoane împuternicite), obligați prin contract să păstreze confidențialitatea și securitatea datelor: un furnizor de găzduire, pentru servere din Uniunea Europeană, și Cloudflare, Inc. (SUA), pentru livrarea conținutului, DNS și protecția împotriva atacurilor; traficul către platformă trece prin Cloudflare.
• Google Ireland Limited (Irlanda), împreună cu Google LLC (SUA), pentru statisticile Google Analytics, doar dacă le-ați acceptat.
• Telegram, doar dacă alegeți să primiți notificări acolo. Telegram este un serviciu independent, cu propria politică de confidențialitate.
• Autorități publice, doar când legea ne obligă.

Dacă activitatea platformei ar fi preluată de o altă companie (de exemplu, în urma unei reorganizări), datele ar trece la aceasta cu aceleași garanții, iar noi v-am anunța în prealabil.

6. Unde sunt păstrate datele

Păstrăm datele platformei în Uniunea Europeană, unde se aplică GDPR.

Cloudflare poate prelucra date tehnice (de exemplu, adresa IP) și în afara UE, inclusiv în SUA. Aceste transferuri sunt protejate prin clauzele contractuale standard aprobate de Comisia Europeană și prin certificarea Cloudflare în cadrul EU-U.S. Data Privacy Framework.

Dacă acceptați statisticile, Google poate transfera datele Google Analytics în SUA, în baza EU-U.S. Data Privacy Framework și a clauzelor contractuale standard.

7. Cookie-uri și stocarea locală

Strict necesare. Fără ele platforma nu poate funcționa, de aceea nu cer acordul dumneavoastră:

• Cookie-ul la12-locale reține limba aleasă, timp de un an.
• Datele de autentificare (token-urile de sesiune) sunt păstrate în stocarea browserului cât timp sunteți conectat și se șterg la deconectare.
• Preferințele de interfață, cum ar fi tema (luminoasă sau întunecată) și ultimul oficiu deschis, sunt păstrate în stocarea locală a browserului.
• Alegerea privind cookie-urile este păstrată în stocarea locală a browserului (cheia la12-consent), ca să nu vă întrebăm la fiecare vizită.
• Cookie-urile de securitate Cloudflare ne ajută să deosebim vizitatorii reali de roboți.

Statistici (Google Analytics 4). Doar pe site-ul la12.md și doar dacă le acceptați în bannerul de cookie-uri:

• Furnizor: Google Ireland Limited (Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irlanda), împreună cu Google LLC (SUA).
• Scop: statistici anonime despre traficul pe site (paginile vizitate, localizarea aproximativă la nivel de oraș sau țară, dispozitivul și browserul, modul în care vizitatorii au ajuns pe site), ca să putem îmbunătăți site-ul.
• Nu folosim funcțiile de publicitate, Google Signals sau personalizarea reclamelor. Google Analytics 4 nu stochează adresele IP complete.
• Cookie-uri: _ga și _ga_<ID> (cookie-uri proprii ale site-ului, valabile cel mult 14 luni). Datele de analiză se păstrează în Google Analytics 14 luni.
• Temei: consimțământul dumneavoastră. Până nu acceptați, Google Analytics rămâne în modul „consimțământ refuzat” (Consent Mode v2) și nu setează cookie-uri de analiză.
• Vă puteți schimba sau retrage oricând alegerea din linkul „Setări cookie” din subsolul site-ului.

Nu folosim cookie-uri de publicitate. Puteți șterge oricând cookie-urile și stocarea locală din setările browserului; după aceea va trebui să vă conectați din nou.

8. Cât timp păstrăm datele

• Datele de cont și comenzile: cât timp contul și contractul companiei sau al furnizorului sunt active. După închiderea contului sau încetarea contractului le ștergem sau le anonimizăm în cel mult 90 de zile.
• Documentele contabile (facturile și rapoartele lunare folosite la facturare): pe durata cerută de legislația contabilă și fiscală a Republicii Moldova.
• Alergenii și preferințele alimentare: până când le ștergeți sau până la închiderea contului.
• Jurnalele tehnice și jurnalul de audit: cel mult 12 luni.
• Statisticile Google Analytics (doar cu acordul dumneavoastră): 14 luni.
• Copiile de rezervă: se înlocuiesc periodic, iar datele șterse dispar din ele în cel mult 30 de zile.

Putem păstra anumite date mai mult timp doar dacă sunt necesare pentru a investiga un incident de securitate sau pentru a constata, exercita ori apăra un drept în instanță.

9. Drepturile dumneavoastră

Aveți dreptul:

• să aflați dacă vă prelucrăm datele și să primiți o copie a lor (dreptul de acces);
• să cereți corectarea datelor inexacte (dreptul la rectificare);
• să cereți ștergerea datelor (dreptul la ștergere);
• să cereți restricționarea prelucrării;
• să vă opuneți prelucrării bazate pe interesul legitim;
• să primiți datele într-un format structurat, utilizat în mod curent, și să le transmiteți altui operator (dreptul la portabilitate);
• să vă retrageți oricând consimțământul, fără a afecta legalitatea prelucrării anterioare;
• să depuneți o plângere la Centrul Național pentru Protecția Datelor cu Caracter Personal (CNPDCP), datepersonale.md, iar dacă vă aflați în UE, și la autoritatea de supraveghere din țara dumneavoastră.

Pentru a vă exercita drepturile, scrieți-ne la [email protected]. Vă răspundem în cel mult 30 de zile. Putem cere informații suplimentare pentru a vă confirma identitatea.

Dacă datele vă sunt prelucrate în numele companiei, cererea se soluționează împreună cu compania, care este operatorul. Multe date le puteți vedea și corecta direct în profil.

10. Securitatea datelor

Protejăm datele prin măsuri tehnice și organizatorice adecvate: conexiuni criptate (HTTPS), parole păstrate doar sub formă criptată ireversibil, acces pe roluri (fiecare vede doar ce îi trebuie), acces restrâns al personalului nostru, copii de rezervă și jurnal de audit al modificărilor.

Niciun sistem nu este complet sigur. Dacă are loc o încălcare a securității datelor care prezintă un risc pentru dumneavoastră, informăm CNPDCP în cel mult 72 de ore de la constatare, iar dacă riscul este ridicat, anunțăm fără întârzieri nejustificate și persoanele afectate. Când prelucrăm datele în numele unei companii, o anunțăm pe aceasta fără întârzieri nejustificate.

11. Minori

la12 este un serviciu pentru companii și angajații lor și nu este destinat persoanelor sub 18 ani. Nu colectăm cu bună știință date despre minori; dacă aflăm că s-a întâmplat, le ștergem.

12. Modificări ale acestei politici

Putem actualiza această politică atunci când se schimbă platforma sau legislația. Versiunea în vigoare este publicată pe această pagină, cu data ultimei actualizări. Despre modificările importante vă anunțăm prin e-mail sau în platformă înainte ca acestea să intre în vigoare.

13. Contact

Pentru orice întrebare despre datele personale scrieți-ne la [email protected] sau prin poștă, la adresa: MD-3100, mun. Bălți, str. Tudor Vladimirescu 8, of. 55, Republica Moldova.